Cronograma do evento:
Cada evento tem suas características próprias, peculiaridades e etapas distintas de planejamento, organização e execução. O cronograma é a descrição detalhada de todas as atividades a serem realizadas no pré, trans e pós-evento e seus respectivos responsáveis e prazos:

1.1.1. Pré-evento:
Essa fase deve ser coordenada/acompanhada pelas ASCOMs, nas diretorias regionais e DERIN, na Administração central, em Brasília. São atividades da fase de pré-evento:

1. Indicação da equipe organizadora e determinação das atividades de cada um da equipe;
2. Definição de local adequado para a realização do evento e número de participantes;
3. Data de realização do evento e horário mais conveniente;
4. Promover reuniões preliminares com as entidades e as pessoas envolvidas (promotor, coordenador, recursos humanos);
5. Elaborar o respectivo check-list com responsabilidade definida e limite de tempo para cumprimento das atribuições de cada um dos envolvidos;
6. Revisar o local do evento, definindo a estrutura interna e as condições operacionais para a realização do evento;
7. Organizar o cadastro das pessoas e entidades participantes e preparar relação de convidados internos e externos;
8. Solicitação por escrito, com pelo menos 30 dias de antecedência, para segurança de trânsito ou a presença da Polícia militar no local do evento, se necesário (quando se tratar de eventos externos);
9. Elaborar tipo e conteúdo do convite (físico) prevendo sua montagem, leiaute, expedição e confirmação de presença dos convidados;
10. Conveniência da execução de Hino Nacional, Estadual e Municipal e a sua forma de execução: coral dos Correios, solo vocal, solo por instrumento, banda de música ou mecânico;
11. Conveniência da apresentação de vídeos institucionais durante o evento;
12. Efetuar a reserva de auditório ou local escolhido para o evento, reservar passagens aéreas, verificar acomodações e alimentação dos participantes durante o evento;
13. Elaboração e confecção de banners, pastas, blocos, crachás de identificação, convites para envio on-line e demais materiais para utilização no evento, se necessário;
14. Elaborar o briefing do evento e o Script (roteiro) da solenidade;
15. Analisar as necessidades de equipamentos e acessórios, efetuar as respectivas reservas e separação dos materiais que serão utilizados no evento;
16. Verificar se haverá possibilidade de montagem do palco com tablado, passarela ou praticável;
17. Comunicação escrita aos órgãos internos e externos envolvidos;
18. Elaborar o orçamento financeiro preliminar, verificar as atividades que dependem de serviços de terceiros e efetuar as contratações necessárias (cofee-breack, decoração, sonorização, equipamentos etc);
19. Envio de Release à mídia ( jornais, rádios, emissoras de televisão etc);
20. Montagem das pastas que serão utilizadas no evento, em caso de necessidades;
21. Definição, se possível, da precedência entre as autoridades para composição de mesa, quando for o caso, uso de palavra (discursos) e a Presidência da Solenidade;
22. Elaboração do Script final e indicação do Mestre de Cerimônias;
23. Preparo do local do evento;

1.1.2. Per ou Transevento:
Essa é a fase do evento propriamente dita, onde todas as providências para o seu sucesso, como a concepção, o planejamento, a estrutura e as equipes que irão trabalhar nele já estarão definidas e conhecedoras de seu papel. São atividades principais dessa etapa:

1. Checar todos os itens do check list a fim de verificar se todas as providências foram tomadas;
2. Montar o palco ou local do evento de forma que possa atender todas as expectativas dos organizadores, verificando:
§ Posicionamento correto das bandeiras em acordo com as normas de precedências;
§ Posicionamento dos banners, faixas e painéis;
§ Posicionamento do telão ( no caso de haver projeções);
§ Testar os equipamentos de áudio e vídeo e o ar condicionado do ambiente;
§ Testar os DVDs, CDs e projeções;
§ Verificar se a decoração está condizente ao evento;

3. Verificar se a mesa de honra está devidamente arrumada com:
§ Prismas de mesa (deverá conter: nome do participante dos dois lados, não é necessário colocar o título da pessoa. Se todos os componentes forem da mesma empresa, deve constar o nome e seu cargo. Se forem de empresas diferentes, deverá constar o nome e a empresa;

§ Toalha limpa e passada, preferencialmente de cor clara (além de enfeitar a mesa, seu objetivo é esconder os defeitos da mesa, as pessoas mal sentadas, pernas, dentre outros).
§ Água para as autoridades (utilizar copos de vidro ou cristal e durante o evento, servir por trás e pelo lado direito, o Garçom ou a recepcionista deve abastecer o copo, à medida em que esvaziar e não esquecer do copo do Mestre de Cerimônias;
§ Microfones funcionando;
§ Pasta para cada ocupante com folhas para anotações, programação do evento, nomes das demais autoridades (nominatas individuais para cada ocupante da mesa de honra) e canetas ;

4. Colocação do púlpito sempre nas laterais do palco e as bandeiras sempre deverão permanecer posicionadas do centro à direita e de forma que não sejam cobertas pelas autoridades da mesa de honra e do púlpito. No caso de haver dois púlpitos (um para o MC e outro para as autoridades) eles serão posicionados na frente e um de cada lado do palco. No caso do palco ficar muito carregado, o do cerimonial poderá ser colocado fora do palco ou do praticável, à direita do palco e em local onde possa acompanhar todo o andamento do evento.